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O que é NCM?

A NCM, ou Nomenclatura Comum do Mercosul, é um sistema de classificação fiscal utilizado em todo o Brasil para identificar e categorizar produtos em importados e nacionais. Trata-se de um código numérico composto por oito dígitos que padroniza a linguagem comercial entre os países membros do Mercosul — Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai — permitindo que mercadorias sejam classificadas de forma uniforme independentemente do estado ou região onde sejam comercializadas.

Criada em 1995 como parte do acordo de integração comercial do Mercosul, a NCM substituiu a antiga Tarifa Externa Comum (TEC) e se tornou a principal ferramenta para a identificação fiscal de produtos no território nacional. Cada código NCM corresponde a um produto específico ou a um grupo de produtos semelhantes, e é por meio dessa classificação que o governo federal determina alíquotas de impostos como o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e o II (Imposto de Importação), além de servir de base para a cobrança do ICMS e do PIS/COFINS.

No contexto do varejo brasileiro, especialmente nos estados de Mato Grosso e Mato Grosso do Sul, a NCM é fundamental para que empresas realizem a emissão correta de notas fiscais, evasionem autuações fiscais e garantam compliance com a legislação tributária brasileira. Sem a classificação correta do NCM, o empresário pode enfrentar problemas junto à Receita Federal, dificuldades no transporte de mercadorias entre estados e até perda de benefícios fiscais estaduais.

Como funciona a NCM na prática?

A estrutura do código NCM é hierárquica e organizada em capítulos, posições, subposições e itens. Os dois primeiros dígitos representam o capítulo, que divide os produtos em grandes categorias — como alimentos, produtos químicos, maquinário, entre outros. Os quatro primeiros dígitos identificam a posição, que determina o grupo específico de mercadorias. Os seis primeiros dígitos correspondem à subposição, e os oito dígitos completos representam o item específico do produto.

Para entender na prática, vamos considerar um exemplo comum no varejo de Mato Grosso: uma rede de supermercados que comercializa arroz branco polido. O código NCM desse produto é 1006.30.21. O dígito “10” indica que estamos no capítulo de cereais; “1006” refere-se especificamente ao arroz; “1006.30” classifica o arroz semifeito; e “1006.30.21” identifica o arroz branco polido, pronto para consumo. Com essa informação, a empresa consegue identificar corretamente a alíquota de ICMS aplicável no estado de MT ou MS, as obrigações acessórias correspondentes e as possíveis reduções de base de cálculo oferecidas pelo governo estadual.

Outro exemplo relevante para o varejo de eletroeletrônicos em Mato Grosso do Sul seria o telefone celular smartphone, classificado sob o NCM 8517.12.31. Nesse caso, a importância da classificação correta vai além dos impostos. Esse produto está sujeito à Substituição Tributária (ST) do ICMS em MS, o que significa que o ICMS já é calculado e recolhido antecipadamente pelo fornecedores da cadeia, exigindo que o varejista entenda exatamente o código aplicável para não ter problemas no momento da apuração fiscal.

É importante destacar que a NCM é atualizada periodicamente pelo Comitê Executivo do Mercosul (CEM), e novas alterações podem impactar diretamente a operação das empresas. Por isso, varejistas devem manter seus sistemas ERP sempre atualizados com as últimas versões da tabela NCM.

Importância da NCM para o varejo brasileiro

• Emissão correta de NF-e: A Nota Fiscal Eletrônica exige a preenchimento obrigatório do código NCM de cada item comercializado. Sem a classificação correta, o documento fiscal é rejeitado e a operação comercial fica paralisada.
• Cálculo preciso de tributos: A alíquota de ICMS varia conforme o NCM do produto e a legislação estadual. Em Mato Grosso, por exemplo, produtos essenciais podem ter alíquotas reduzidas, mas isso depende da correta identificação via NCM no sistema fiscal.
• Gestão de substituição tributária: Muitos produtos estão submetidos ao regime de ST, onde o recolhimento do ICMS ocorre antecipadamente na cadeia. O NCM determina se o produto está ou não sujeito a esse regime, evitando autuações e recolhimentos retroativos.
• Compliance tributário: O enquadramento errado da NCM pode configurar crime contra a ordem tributária, sujeitando o empresário a multas, juros e, em casos graves, processos criminais.
• Acesso a benefícios fiscais estaduais: Programas como o PRODEEM em Mato Grosso e o FUNDESUL em Mato Grosso do Sul concedem incentivos fiscais condicionados à correta classificação dos produtos. Sem o NCM adequado, a empresa perde automaticamente esses benefícios.
• Logística e controle de estoque: O código NCM integra os sistemas de gestão e permite o controle detalhado do sortido de mercadorias, possibilitando análises de lucratividade por categoria, planejamento de compras e otimização do sortido de loja.

NCM e o Max Manager: integração que facilita a gestão fiscal

O ERP Max Manager CBA da MaxData é uma solução completa desenvolvida especialmente para o varejo brasileiro, e conta com funcionalidades avançadas para gestão da NCM integradas diretamente ao módulo fiscal e contábil. A ferramenta permite que o empresário classifique todos os produtos da loja com o código NCM correto, associando automaticamente a alíquota de ICMS, o regime de substituição tributária e as obrigações acessórias correspondentes.

Na prática, ao cadastrar um produto no Max Manager, o sistema já sugere o código NCM com base no CNAE e na atividade da empresa, cruzando informações com a base de dados da SEFAZ e da Receita Federal. Isso reduz drasticamente erros de classificação que podem gerar problemas fiscais posteriormente. Além disso, o sistema atualiza automaticamente a tabela NCM sempre que há alterações publicadas no Diário Oficial, garantindo que o varejista de MT e MS esteja sempre em conformidade com a legislação vigente.

O Max Manager também integra a NCM com os módulos de compras, estoque, vendas e faturamento, permitindo que todas as operações da empresa reflitam a classificação fiscal correta. Com essa integração, o empresário evita retrabalho, reduz custos operacionais e ganha mais segurança jurídica para conduzir seus negócios no competitiva mercado varejista de Mato Grosso e Mato Grosso do Sul.

FAQ: Perguntas frequentes sobre NCM

Qual a diferença entre NCM e CEST?

A NCM classifica o produto para fins fiscais e aduaneiros, enquanto o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) identifica se o produto está sujeito ao regime de substituição tributária. Todo produto que possui ST deve conter ambos os códigos na nota fiscal. O CEST é obrigatório desde 2016 para produtos que fazem parte do Convênio ICMS 92/2015.

Como consultar o código NCM de um produto?

Existem várias formas de consultar a NCM de um produto. A maneira mais confiável é acessar o Portal da NF-e da Receita Federal, que disponibiliza a tabela NCM completa para download. Também é possível consultar diretamente no sistema da SEFAZ do estado de Mato Grosso ou Mato Grosso do Sul, ou utilizar o próprio Max Manager para realizar buscas automáticas por descrição do produto.

É possível utilizar um código NCM genérico quando o produto não está na tabela?

Não é recomendado. O uso de códigos genéricos ou genéricos pode parecer uma solução rápida, mas expõe a empresa a riscos fiscais graves, incluindo autuações e exigência de imposto complementar. O correto é buscar a classificação adequada junto à Receita Federal ou ao contador da empresa. O Max Manager possui ferramentas de busca inteligente que facilitam esse processo de classificação.

Dica MaxData: Mantenha o cadastro de produtos atualizado no seu ERP e revise periodicamente os códigos NCM utilizados na operação. Alterações na legislação tributária podem afetar a classificação dos seus produtos, especialmente em segmentos como alimentos, bebidas, medicamentos e cosméticos. No Max Manager, utilize o módulo de inteligência fiscal para gerar relatórios de produtos com NCM pendente de revisão e garantir que sua operação esteja sempre compliant com as exigências legais de MT e MS.