A Receita Federal do Brasil e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) publicaram, em regime de urgência, o Ato Conjunto nº 3, que oficializa a documentação técnica da Declaração de Regimes Específicos (DeRE). Este ato normativo estabelece o leiaute, os prazos e as regras de validação para a nova obrigação acessória que substituirá parcialmente o SPED Fiscal e o EFD-Contribuições para empresas optantes por regimes tributários especiais. Para os empresários de Mato Grosso, especialmente os que atuam em setores como supermercados, distribuidoras, transportadoras e farmácias em Cuiabá, Várzea Grande, Sinop e Rondonópolis, a DeRE representa uma mudança radical na forma de apurar e declarar tributos, exigindo sistemas de gestão (ERP) com capacidade de adaptação fiscal em tempo real.
Entendendo o Cenário: O que é a DeRE e por que ela foi criada?
A Declaração de Regimes Específicos (DeRE) é uma nova obrigação acessória instituída no âmbito da Reforma Tributária (EC 132/2023) para substituir declarações como a DCTF, a EFD-Contribuições e partes do SPED Fiscal, focando exclusivamente em regimes tributários que possuem regras especiais de apuração. O Ato Conjunto nº 3, publicado em 20 de maio de 2025, define:
- Leiaute Técnico (XSD): Arquivos XML que definirão a estrutura de dados a ser enviada, com campos específicos para cada regime (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real com benefícios fiscais, Zona Franca, etc.).
- Regras de Validação: Critérios de consistência fiscal, como a correlação entre alíquotas de IBS/CBS e os regimes declarados.
- Prazos de Entrega: A DeRE será mensal, com vencimento no dia 15 do mês subsequente ao fato gerador, alinhada ao calendário do IBS.
- Substituições: A DeRE substituirá a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) para empresas optantes pelo Simples Nacional e para aquelas que apuram PIS/Cofins pelo regime não-cumulativo com benefícios fiscais.
A Receita Federal justifica a criação da DeRE como uma medida para reduzir a complexidade do sistema tributário brasileiro, que atualmente exige até 5 declarações diferentes para um mesmo período. No entanto, a transição será desafiadora: estima-se que cerca de 2,5 milhões de empresas no Brasil precisarão se adaptar, sendo 85% delas optantes pelo Simples Nacional, que hoje não entregam DCTF.
Documentos Oficiais Publicados
O Ato Conjunto nº 3/2025, assinado pelo Secretário Especial da Receita Federal e pelo Presidente do Comitê Gestor do IBS, estabelece que:
“A DeRE deverá conter informações sobre os regimes de tributação, os créditos presumidos, as alíquotas diferenciadas e os benefícios fiscais concedidos por estados, Distrito Federal e municípios, inclusive aqueles relativos ao ICMS e ISS que serão extintos.”
Isso significa que empresas que hoje usufruem de benefícios fiscais em Mato Grosso (como o PRODEIC ou o PRODER) precisarão detalhar esses incentivos na nova declaração, sob pena de perderem o direito ao benefício.
Tabela Comparativa: Impacto da DeRE por Setor Econômico em Mato Grosso
| Setor | Regime Atual (2025) | Mudança com a DeRE (2026) | Risco Operacional | Solução no ERP Max Manager |
|---|---|---|---|---|
| Supermercados (Cuiabá/Várzea Grande) | Simples Nacional + DCTF | DeRE mensal com detalhamento de créditos de IBS/CBS sobre perdas e quebras | Alto: necessidade de conciliar estoque real com créditos fiscais | Módulo de Inventário Rotativo integrado à DRE fiscal |
| Distribuidoras (Rondonópolis) | Lucro Presumido + EFD-Contribuições | DeRE com apuração de PIS/Cofins não-cumulativo por produto | Crítico: erro na alíquota de IBS por NCM pode gerar multa de 75% | Parametrização automática de alíquotas por NCM via tabela SEFAZ-MT |
| Transportadoras (Sinop) | Lucro Real + DCTF | DeRE com detalhamento de créditos de combustível e pedágio | Médio: necessidade de integração com CT-e | Módulo de Conciliação de CT-e e NF-e com geração automática de créditos |
| Farmácias (Cuiabá) | Simples Nacional + PGDAS-D | DeRE substituindo PGDAS-D, com alíquotas variáveis por receita | Alto: erro no cálculo do Fator R pode excluir do Simples | Módulo de Fator R automático com alerta de ultrapassagem de sublimite |
O Impacto Operacional e Financeiro no Varejo e Serviços de Mato Grosso
Para as empresas de Mato Grosso, a DeRE não é apenas uma mudança de formulário. Ela impacta diretamente a margem de lucro, o fluxo de caixa e a gestão de estoque. Vamos analisar os efeitos práticos:
1. Margem de Lucro e Custos de Estoque
A DeRE exigirá que as empresas detalhem os créditos de IBS/CBS por item de estoque. No regime atual, supermercados de Cuiabá que trabalham com margens apertadas (média de 2% a 4%) podem perder créditos tributários se não conseguirem comprovar a origem de cada mercadoria. Com a DeRE, a Receita Federal poderá cruzar dados de compras, vendas e estoque em tempo real. Um erro de parametrização de NCM pode resultar em:
- Multa de 0,5% a 3% sobre o valor das operações não declaradas corretamente.
- Perda de créditos presumidos de IBS/CBS, que podem representar até 9,25% do faturamento para empresas do Lucro Real.
- Aumento da carga tributária efetiva em até 2 pontos percentuais para empresas que não conseguirem comprovar créditos.
2. Fluxo de Caixa e Conciliação Financeira
A DeRE será mensal, com vencimento no dia 15. Isso exige que as empresas tenham uma conciliação financeira ágil, especialmente aquelas que operam com múltiplos meios de pagamento (Pix, cartão, boleto). Em Várzea Grande, por exemplo, uma distribuidora de materiais de construção que fatura R$ 2 milhões/mês e tem 30% das vendas no crédito parcelado pode ter dificuldades em conciliar os valores recebidos com os tributos devidos. A DeRE exigirá que o valor do IBS/CBS seja destacado por parcela, o que demanda um sistema integrado de PDV e financeiro.
3. Emissão de Documentos Fiscais
A DeRE está alinhada ao novo padrão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e 4.0) e ao SPED Fiscal. Empresas que ainda utilizam sistemas legados ou planilhas para emissão de notas fiscais correm o risco de:
- Ter a NF-e rejeitada por divergência de alíquota de IBS/CBS.
- Perder o prazo de entrega da DeRE por falta de integração automática.
- Gerar inconsistências que podem levar a uma fiscalização eletrônica da SEFAZ-MT.
Mitigando Impactos Fiscais e Financeiros com Tecnologia e o ERP Max Manager
A complexidade da DeRE exige que as empresas invistam em sistemas de gestão que automatizem a apuração e a declaração de tributos. O ERP em Cuiabá da MAXDATA, o Max Manager, foi desenvolvido para atender às exigências da Reforma Tributária, oferecendo funcionalidades específicas para mitigar os riscos da DeRE:
1. Atualização Fiscal Automática de Tributos
O Max Manager possui uma tabela de alíquotas de IBS/CBS parametrizada por NCM/SH, atualizada automaticamente via integração com a SEFAZ-MT. Isso elimina o risco de erro humano na definição de alíquotas para cada produto, garantindo que a DeRE seja gerada com dados consistentes.
2. SPED Fiscal Simplificado e Geração Automática da DeRE
O sistema gera automaticamente o arquivo XML da DeRE a partir dos dados de entrada (NF-e de compra) e saída (NF-e de venda), com validação prévia das regras do Ato Conjunto nº 3. Para empresas de Rondonópolis que atuam com distribuição, o módulo de Sped Fiscal do Max Manager permite a exportação direta para o ambiente da Receita Federal, reduzindo o tempo de entrega de 3 dias para 30 minutos.
3. Conciliação Integrada de Pix e Cartões no PDV Offline MaxBip
Para supermercados e farmácias de Cuiabá e Várzea Grande, o PDV offline MaxBip, mesmo sem internet, registra todas as transações e sincroniza automaticamente com o financeiro. Isso permite que a DeRE seja gerada com os valores corretos de cada venda, inclusive as parceladas, garantindo a conciliação entre o recebível e o tributo a pagar.
4. Relatórios de DRE e Fluxo de Caixa Projetado
O Max Manager oferece relatórios de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) por centro de custo, permitindo que o empresário visualize o impacto real da DeRE na margem líquida. Com a parametrização automática de alíquotas, é possível simular cenários de aumento de carga tributária e ajustar preços de venda antes da entrega da declaração.
Perguntas Frequentes (FAQ) sobre a DeRE e a Reforma Tributária
1. Minha empresa é optante pelo Simples Nacional. Preciso entregar a DeRE?
Sim. A DeRE substituirá o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para empresas optantes pelo Simples Nacional. A partir de 2026, a entrega será mensal, com detalhamento de créditos de IBS/CBS sobre compras. O Max Manager já está preparado para gerar a DeRE automaticamente a partir dos dados do PGDAS-D.
2. Qual o prazo para começar a se adaptar à DeRE?
O Ato Conjunto nº 3 estabelece que a DeRE será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2026, mas a Receita Federal recomenda que as empresas iniciem os testes de parametrização já em setembro de 2025. A MAXDATA oferece suporte presencial em Cuiabá para auxiliar na migração dos dados fiscais.
3. O que acontece se eu não
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